Datenschutzpolitik - Verarbeitung und Schutz personenbezogener Daten

Die ULC verarbeitet Personenbezogene Daten, die sie (direkt oder indirekt, per E-Mail, Post und telefonisch) von Betroffenen Personen oder Dritten (wie z. B. der Gegenpartei in einem Fall und ggf. auch aus öffentlich zugänglichen Quellen) erhoben hat, in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften, insbesondere in Übereinstimmung mit der DSGVO.

Die ULC verarbeitet die folgenden Kategorien Personenbezogener Daten im Rahmen der Verarbeitungszwecke und gemäß einer oder mehrerer der nachfolgend aufgelisteten Rechtsgrundlagen:

•    Kategorien Personenbezogener Daten

•  Persönliche Identifikationsdaten: Um zu überprüfen, ob eine Person, die eine Dienstleistung der ULC in Anspruch nehmen möchte, Mitglied, zukünftiges oder ehemaliges Mitglied ist, und um festzustellen, auf welche Dienstleistungen sie Anspruch hat: Vor- und Nachname, E-Mail- und Postadresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, etc.
•  Verwaltungsdaten: Bei (beantragter) Mitgliedschaft: Geschlecht und Geburtsdatum, Haushaltszusammensetzung (um die Anzahl der Personen zu bestimmen, die durch die Mitgliedschaft abgedeckt sind), Bankkontonummer, Finanzdaten, die die Zahlung der Beiträge belegen, etc.
• Kontextdaten einer Anfrage: Um zu überprüfen, ob die angefragte Dienstleistung in die Zuständigkeit und den Auftrag der ULC fällt und/oder zum Zweck der ordnungsgemäßen Bearbeitung des Falls, in dem eine rechtliche und/oder technische Beratung und/oder Unterstützung bei Verbraucher- oder Mietstreitigkeiten beantragt wird: alle Kontextdaten, einschließlich, als Beispiel, Immobilienvermögen, Ausgaben, Fahrtkosten, Freizeitaktivitäten usw. 
  In Ausnahmefällen kann die ULC Informationen über den Gesundheitszustand im Zusammenhang mit dem Streitgegenstand oder der persönlichen Situation, die ihr zur rechtlichen Beratung vorgelegt wird, anfordern.  Beispiel: Körperverletzung, die durch einen Dienstleister verursacht wurde, Risiko, das durch eine Kranken- oder Lebensversicherung abgedeckt ist,
• Biometrische Daten: Bilder und/oder Ton, Video usw. (insbesondere bei physischer Anwesenheit in den Räumlichkeiten der ULC, Teilnahme an einer Veranstaltung, die von der ULC organisiert wird oder an der die ULC teilnimmt, usw.).

Die ULC wird grundsätzlich keine Sensiblen Daten anfordern, die unter anderem die rassische oder ethnische Herkunft, die sexuelle Orientierung, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit betreffen. Betroffene Personen sollten sicherstellen, dass sie solche Daten nicht an die ULC weitergeben, es sei denn, sie beziehen sich auf den Gegenstand der Streitigkeit, die der ULC vorgelegt wird (Beispiel: Diskriminierung aufgrund der ethnischen Herkunft durch einen professionellen Dienstleister). Sollten solche Daten in den Informationen oder Dokumenten enthalten sein, die der ULC ohne relevanten Bezug zum Fall übermittelt wurden, behält sich die ULC das Recht vor, die Originaldokumente zurückzugeben oder die Kopien der betreffenden Dokumente zu vernichten, wobei der Absender zu benachrichtigen ist, und sie wird sich bemühen, diese Sensiblen Daten nach Möglichkeit zu löschen.

In jedem Fall muss jede Übermittlung von personenbezogenen Daten an die ULC in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften erfolgen, insbesondere vorbehaltlich der angemessenen Information bzw. der Zustimmung der Person, die von diesen Daten betroffen ist.

Bei der Erhebung von Daten müssen die mit einem Sternchen gekennzeichneten Felder eines Formulars ausgefüllt werden. Andernfalls wird die ULC nicht in der Lage, dem Antrag stattzugeben.

•    Verarbeitungszwecke

• Beantwortung auf Kontakt- und/oder Informationsanfragen von natürlichen Personen;
• Promotion, Registrierung und administrative und buchhalterische Verwaltung der Mitgliedschaften von ehemaligen, aktuellen und zukünftigen Mitgliedern; 
• Bearbeitung von Anträgen auf rechtliche und/oder technische Beratung und/oder Unterstützung (zur Feststellung, Ausübung oder Verteidigung eines Rechts, ggf. auch vor Gericht); 
• Information und Sensibilisierung zum Verbraucherschutz und Zusammenarbeit mit allen Beteiligten in diesem Zusammenhang (öffentlich oder privat, national oder europäisch);
• Promotion und Information über das Vereinsleben (u. a. durch Newsletter); Verwaltung von Kleinanzeigen und Aufträgen für vergleichende Produkttests; Organisation und Einladung zu Veranstaltungen, Umfragen usw.; 
• Verwaltung und Buchhaltung des Vereins (einschließlich Arbeitsbeziehungen mit (ehemaligen) Mitarbeitern, Vertragsbeziehungen mit Lieferanten, Risiken und Streitigkeiten, Anträge von Betroffenen Personen usw.) sowie Wartung und Schutz von Gebäuden, Ausrüstung, Infrastruktur und IT-Daten (einschließlich Verwaltung und Authentifizierung des Zugangs);
• Einhaltung von regulatorischen und/oder vertraglichen Verpflichtungen (auch gegenüber dem Aufsichtsministerium);
• Erstellen von Statistiken und Berichten über Aktivitäten; und/oder 
• Jeder andere Zweck, der der Betroffenen Person ausdrücklich mitgeteilt wurde.

• Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
  
  

• Einwilligung der Betroffenen Person zur Verarbeitung ihrer Personenbezogenen Daten für einen oder mehrere spezifisch angegebene Verarbeitungszwecke (einschließlich der Mitgliedschaft in der ULC);
• Wahrung der berechtigten Interessen der ULC (wie der Schutz der Vermögenswerte der ULC, das Verständnis der Bedürfnisse und Erwartungen ihrer (zukünftigen) Mitglieder und/oder die Erfüllung der Mission oder des sozialen Interesses der ULC; 
• Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die Betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der Betroffenen Person erfolgen;
• Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt und der ULC wurde; und/oder
• Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der die ULC unterliegt.

Rechte der Betroffenen Personen

Im Allgemeinen haben Betroffene Personen jederzeit das Recht, (i) Zugang zu ihren Personenbezogenen Daten, (ii) die Berichtigung und/oder Löschung ihrer Personenbezogenen Daten und/oder (iii) die Einschränkung der Verarbeitung ihrer Personenbezogenen Daten zu verlangen. Je nach Rechtsgrundlage der Verarbeitung können die Betroffenen Personen auch der Verarbeitung ihrer Personenbezogenen Daten widersprechen und ihr Recht auf Übertragbarkeit ausüben oder ihre Zustimmung zur Verarbeitung ihrer Personenbezogenen Daten für die Zukunft widerrufen. Alle diesbezüglichen Anfragen sind an die folgende E-Mail-Adresse zu richten: rgpd@ulc.lu wobei gegebenenfalls ein Identitätsnachweis der Betroffenen Person beizufügen ist.

Die Ausübung der oben aufgeführten Rechte unterliegt den Bedingungen der geltenden Gesetze und Vorschriften, insbesondere der im nächsten Absatz beschriebenen Aufbewahrungsfristen.

Aufbewahrungsfristen

Personenbezogene Daten werden in einer Form aufbewahrt, die die Identifizierung der Betroffenen Personen ermöglicht, und zwar nicht länger, als es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist, und wie es für die Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen von ULC und der damit verbundenen Verjährungsfristen sowie für den Schutz der Rechte und Interessen von ULC notwendig ist.

Weitergabe von Personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten werden von den Mitarbeitern und Vertretern der verschiedenen Abteilungen der ULC im Rahmen der ihnen anvertrauten Aufgaben verarbeitet.

• Je nach Zweck der Verarbeitung und zusätzlich zu den Betroffenen Personen selbst kann die ULC (gegebenenfalls mit Zustimmung der Betroffenen Personen) Personenbezogene Daten an die folgenden Kategorien von Empfängern weitergeben, die ebenfalls den Bestimmungen der anwendbaren Gesetze und Verordnungen (einschließlich der DSGVO) unterliegen. :
• Externe Berater (technische Inspektoren, Rechtsanwälte, Steuerberater,), insbesondere im Zusammenhang mit der Verteidigung oder dem Schutz von Rechten oder Interessen im Falle einer Beschwerde oder eines Rechtsstreits gegen Betroffene Personen;
• Juristische und/oder natürliche Personen, die die Gegenpartei in einem Rechtsstreit, an dem die Betroffenen Personen beteiligt sind, darstellen und/oder vertreten;
• Auftragsverarbeiter (einschließlich IT-Anbieter); und/oder
• externe Berater und/oder Wirtschaftsprüfer der ULC.

Die Personenbezogene Daten werden nicht automatisiert verarbeitet. Sie werden nicht an kommerzielle Unternehmen zu Werbezwecken oder außerhalb der Europäischen Union weitergegeben, es sei denn in Länder mit einem angemessenen Schutzniveau, wie von der Europäischen Kommission beschlossen, oder an Empfänger, die angemessene Garantien (Kopien dieser Garantien sind auf Anfrage erhältlich) gemäß den Bestimmungen der geltenden Gesetze und Verordnungen (einschließlich der DSGVO) bieten.

Recht am eigenen Bild

Im Rahmen von Veranstaltungen, die von der ULC organisiert werden oder an denen die ULC teilnimmt, können nicht gezielte Fotos und/oder Videos von anwesenden Personen gemacht werden, die die allgemeine Atmosphäre widerspiegeln. Falls gezielte Fotos und/oder Videos von einer Person gemacht werden, kann diese Person dies direkt bei der Aufnahme ablehnen; andernfalls wird die Zustimmung der Person zu dieser Aufnahme sowie zu ihrer Veröffentlichung in allen (internen oder externen) Medien und Medien der ULC vorausgesetzt.

Einstellung

Personenbezogene Daten von Bewerbern, die bei der Entgegennahme und Prüfung von Bewerbungen (einschließlich Lebensläufe, Anschreiben und andere von Bewerbern eingereichte Dokumente) gesammelt  werden, werden von der ULC verarbeitet, um Folgendes zu ermöglichen:

1. den Rekrutierungsprozess von zukünftigen Mitarbeitern zu verwalten (einschließlich der Registrierung von Bewerbungen, der Analyse und Bewertung von Profilen, der Überprüfung der Richtigkeit der übermittelten Informationen und der Kommunikation mit den Bewerbern); und 
2. um gegebenenfalls vorgeschriebene Formalitäten zu erledigen und die Personalakte der erfolgreichen Bewerber zu ergänzen.
   Wenn die Bewerber dies wünschen, können ihre Personenbezogene Daten außerdem in die Lebenslauf-Datenbank der ULC aufgenommen werden.

Die Rechtsgrundlagen für diese Verarbeitung sind: die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (ggf. im Hinblick auf den Abschluss eines Arbeitsvertrags), das legitime Interesse der ULC (um den Zugang zu den Räumlichkeiten der ULC im Falle eines Vorstellungsgesprächs zu sichern und die Personenbezogene Daten von Bewerbern, die nach dem Vorstellungsgespräch nicht ausgewählt wurden, zu speichern) und die Einwilligung der Bewerber (um die Personenbezogene Daten von Bewerbern, die nicht ausgewählt wurden und kein Vorstellungsgespräch hatten, zu speichern).

Die Verarbeitung bezieht sich insbesondere auf die folgenden Kategorien Personenbezogenen Daten von Bewerbern:

• Identifikationsdaten: Name, Vorname, Geschlecht, Post- und E-Mail-Adresse, telefonische Kontaktdaten, Foto usw.;
• Verwaltungsdaten: Geburtsdatum und -ort, Familienstand, Staatsangehörigkeit, ggf. Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigung;
• Berufliche Daten: Lebenslauf, Anschreiben, Schul-, Einrichtung- und Universitätsüberblick, Art der absolvierten Kurse, Diplome/Zertifikate, berufliche Referenzen, Empfehlungen, Prüfungsergebnisse, etc.
• Akademische Daten: Praktikumsvereinbarung, Studienbescheinigung usw.

Um die oben genannten Verarbeitungszwecke zu erfüllen, kann die ULC auch zusätzliche Personenbezogene Daten von Bewerbern anfordern und sammeln.

Die Nichtbereitstellung dieser Personenbezogenen Daten wird den Bewerbern der Teilnahme am Einstellungsverfahren oder dem Abschluss einen Arbeitsvertrag mit den erfolgreichen Bewerbern verhindern.

Die Personenbezogene Daten der Bewerber werden bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens und danach für erfolgreiche Bewerber für die Dauer der für ihre Personalakte geltenden Aufbewahrungsfrist (d.h. bis zu zehn (10) Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses) aufbewahrt. Vorbehaltlich ihrer Zustimmung, sofern zutreffend, werden die Personenbezogene Daten von nicht erfolgreichen Bewerbern ausschließlich zum Zweck der Erweiterung der Lebenslauf-Datenbank der ULC für einen Zeitraum von zwei (2) Jahren nach dem letzten Kontakt mit dem betreffenden Bewerber aufbewahrt.  

Die Personenbezogene Daten der Bewerber werden vertraulich behandelt, und nur die Leiter der interessierten Abteilungen (ULC-Leitungsbüro, Leiter der Personalabteilung, Leiter der einstellenden Abteilung usw.) haben Zugang zu diesen Daten. Im Falle einer Einstellung werden bestimmte Personenbezogene Daten des betreffenden Bewerbers auch an die zuständigen (öffentlichen) Stellen weitergeleitet, die über die Einstellung zu informieren sind (einschließlich, ohne Einschränkung, der Arbeitsmedizin).

Vorbehaltlich der besonderen Bestimmungen in diesem Abschnitt „Einstellung“ gelten die übrigen Bestimmungen dieser Datenschutzpolitik auch für die (Personenbezogene Daten von) Bewerbern.

Kontakt 

Bei Fragen zum Schutz personenbezogener Daten und zur Ausübung ihrer Rechte durch Betroffene Personen kann eine E-Mail an die folgende dedizierte E-Mail-Adresse gerichtet werden: rgpd@ulc.lu.

Wenn die Betroffenen Personen nach der Kontaktaufnahme mit der ULC der Meinung sind, dass ihre Rechte nicht respektiert werden, können sie eine Beschwerde bei der Nationalen Kommission für Datenschutz (Commission Nationale pour la Protection des Données - CNPD) einreichen.

•    Verantwortlicher

UNION LUXEMBOURGEOISE DES CONSOMMATEURS (ULC) - Nouvelle A.s.b.l.
Association sans but lucratif.
Adresse: 55 rue des Bruyères, L-1274 Howald, Luxembourg
E-Mail :  info@ulc.lu  oder rgpd@ulc.lu 

•    Datenschutzbeauftragter

PRONEWTECH S.A.
Adresse: 55 Allée de la Poudrerie, L-1899 Kockelscheuer
E-Mail: dpo@pronewtech.lu 

Definitionen

« Bewerber(n) »: Jede natürliche Person, die sich auf ein Stellenangebot der ULC, das auf der ULC-Website oder einer anderen Jobbörse veröffentlicht wurde, oder spontan auf beliebige Weise (per E-Mail, auf Papier usw.) beworben hat. Bewerber sind eine besondere Kategorie von Betroffenen Personen.

« Personenbezogene Daten »: personenbezogene Daten im Sinne von Artikel 4 (1) der DSGVO, die von der ULC verarbeitet werden

« Sensible Daten »: besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Artikel 9 DSGVO.

« Betroffene Person(en) »: identifizierte oder identifizierbare natürliche Person(en), deren Personenbezogenen Daten von der ULC verarbeitet werden.

« DSGVO »: Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung)

« ULC »: Union Luxembourgeoise des Consommateurs - nouvelle a.s.b.l. ;

Die ULC kann Teile dieser Datenschutzpolitik ändern, hinzufügen oder entfernen. Wir empfehlen Ihnen, diese Politik regelmäßig zu lesen.

(Version September 2024)